Tous les objets
-Sacs navettes
-Pochettes
-Bacs
-Plis sensibles
-Colis
-Flyers
Traçaflux
Solution SaaS de traçabilité de vos flux courrier et logistique
Traçaflux
Votre solution clé en main pour une traçabilité : Fiable, transparente et en temps réel
Un outil développé par Outils Océans, expert en flux documentaires et logistiques qui, depuis 2007, accompagne les entreprises dans leur évolution, de la salle courrier physique à la salle courrier “hybride” physique et digitale.
Votre indispensable pour optimiser, sécuriser, tracer et personnaliser vos processus de réception, d’expédition et de livraison de vos plis et colis.
Le service courrier logistique est un centre incontournable de la communication pour une entreprise ou une collectivité.
Il s’inscrit souvent dans les démarches qualité et certification engagées dans toute la structure.
Il nécessite l’intervention de multiples intervenants qui doivent remplir leurs obligations de résultat et de reporting.
Une solution de traçabilité performante qui couvre
Toutes les opérations
-Identification
-Enregistrement
-Réception
-Regroupement
-Expédition
-Enlèvement
-Transfert
-Dégroupage
-Livraison
-Collecte
-Preuve de dépôt et AR
Tous les lieux
-Quai, sacs, guichet, accueil de réception
-Salle de tri
-Point d'enlèvement transporteur
-Plateforme, point de transfert
-Point de livraison, point courrier, consigne
Tous les flux
-Intra-site
-Inter-site
-Flux entrants
-Flux sortants
Tous les intervenants
- Personnel des services courrier-logistique
- Prestataires de Facility Management
-Transporteurs
-Prestataires de numérisation, traitement des chèques, fournisseurs de cartes de paiement
-Prestataire d'affranchissement (massificateur)
-Tout autre prestataire/fournisseur
Hébergement des données sur un cloud sécurisé indépendant du SI client et de ses prestataires.
Informations disponibles pour toutes les personnes habilitées.
Gestion de 2 accès primaires : Propriétaire et Exploitant et 4 niveaux secondaires : administrateurs, superviseurs et utilisateurs de la salle courrier et utilisateurs occupants.
Traç@flux c’est...
Une solution complète matériels et logiciels, évolutive et accessible à tous les clients mono site comme multi sites.
Des informations collectés fiables, transparentes et accessibles en temps réel.
Une solution sécurisée et autonome grâce aux cloud data.
Une solution personnalisable en fonction de vos besoins.
2 interfaces
UNE INTERFACE UTILISATEUR
Pour traiter les flux courrier et logistique avec 2 niveaux d’accès : un accès total pour le service courrier et 1 accès réduit pour les utilisateurs occupants.
UNE INTERFACE SUPERVISEUR ET ADMINISTRATEUR
Pour suivre les flux, consulter la base de données et gérer les référentiels avec 2 niveaux d’accès.
Le cloud Traç@flux offre une interface de consultation ergonomique pour une réponse rapide aux demandes en « help desk » :
- Filtres de recherche
- Impression
- Détail du cycle d’un objet
- Extraction
- Affichage photos et images de signature
Les anomalies sont rapidement mises en évidence.
Le superviseur peut saisir des commentaires pour enregistrer les causes et les actions correctives.
Au niveau du reporting,
Les managers accèdent à un compteur pour visualiser instantanément les flux mensuels. Ils reçoivent quotidiennement par e-mail un rapport de statistiques et une possibilité de vision détaillée de l’activité et des anomalies. A tout moment, il est possible de générer un nouveau rapport à partir d’une extraction personnalisée des données.
3 méthodes de traçabilité
Le code à barres
Idéal pour identifier vos contenants à usage unique.
– Le code à barre permet de scanner tout type de flux rapidement : enveloppe, carton…
– Encodage d’un petit nombre d’informations
– Lecture par douchette 1D ou 2D
La puce RFID
Idéal pour identifier de façon infalsifiable les lieux et les contenants réutilisables.
– Le système RFID permet de scanner rapidement et en un seul geste un grand volume. Elle permet d’ajouter des informations dans la puce.
– Identification infalsifiable des lieux et des contenants réutilisables par l’approche d’un terminal ou dans le mouvement grâce au poste tunnel.
– Lecture fiable et rapide pour gagner en productivité
Le QR code
Idéal pour identifier vos contenants à usage unique ou réutilisable.
– Le système QR code permet de rendre accessible l’information grâce à un simple smartphone
– Encodage d’un plus grand nombre d’informations
– Lecture rapide par douchette 2D
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modes opératoires qui permettent de couvrir l’ensemble des besoins du cycle logistique. La liaison GPRS vers le cloud data de tous les terminaux (fixes ou mobiles) simplifie l’installation et rend la solution indépendante de votre infrastructure SI. Les accès aux terminaux sont sécurisés par badges RFID qui identifient les utilisateurs et leurs droits.
4 types de postes pour faciliter le travail de vos collaborateurs
Poste en ligne accessible via un ordinateur connecté à internet et un navigateur de votre choix.
Poste fixe RFID équipé de la Traçabox solution plug & play pour la réception et l’expédition rapide de pochettes et sacs navettes. Un accès internet (le votre ou un routeur 4G de notre fourniture) et un navigateur suffisent.
L’interface utilisateur est unifiée et facile quel que soit le poste
Poste tunnel RFID pour lecture dynamique de pochettes et sacs navettes et le contrôle du dispatching des flux.
Terminal portable durci pour les tournées intégrant un appareil photo et un double système de lecture code à barres et de lecture-écriture RFID.
Avec Traç@flux, traitez en toute flexibilité
L’ enregistrement et
l’identification
de vos flux grâce au poste en ligne ou la Traç@box. Traç@flux permet d’utiliser l’identification existante de l’objet (code à barre, QR code) et le cas échéant de générer un identifiant et d’éditer une étiquette.
L’ expédition
de vos flux sortants intrasites et intersites grâce à une interface webservices avec Colissimo, DHL, Chronopost, Novéa : envoi des métadonnées issues de la saisie de l’expédition dans Traç@flux, récupération du numéro de tracking du transporteur, génération de l’étiquette au format transporteur depuis Traç@flux.
Livraison et collecte
de vos plis et colis dans vos différents services. Assurez vous de la remise en main propre avec la signature et la photo sur PDA ou de la livraison en point courrier ou en casier consigne par identification RFID du lieu.
Les avantages de Traç@flux
Offre globale de service et d'accompagnement
Prestations build : spécifications fonctionnelles et techniques, intégration référentiels, connexion à votre annuaire, interfaçage avec vos contrats transporteurs, formations.
- Prestations run : mise à disposition d'équipements, communication, mise à disposition du cloud, maintenance et continuité de service.
Une solution qui s'adapte à vos spécificités
BANQUES
ASSURANCES
TRANSPORTS
COLLECTIVITES
SIEGES SOCIAUX D’ENTREPRISES
INDUSTRIES
Bien définir son besoin
D'autres questions ?
Traçaflux chez Société Générale
- 15 000 collaborateurs Société Générale des services centraux d’Ile de France et des prestataires de service
- 17 immeubles concernés
- 5 transporteurs référencés
- 300 000 objets tracés par an
La Société Générale adopte Traç@flux, solution SAAS de traçabilité et d’expédition pour les services courriers et les occupants.
L’objectif de la Société Générale
1
Renforcer la traçabilité des objets sensibles (plis et colis) entrants et sortants grâce à une application en mode SAAS.
2
Améliorer l’interface et les fonctionnalités pour les occupants, nos clients internes.
Pourquoi avoir choisi la solution Traç@flux ?
Outils Océans est un fournisseur historique du Pôle Courrier (service courrier central) qui nous accompagnait déjà sur l’aménagement de la salle courrier, les contenants et les scellés de sécurité.
Nous savions que nous pouvions compter sur l’expertise et le professionnalisme des équipes d’Outils Océans. En phase d’appel d’offres, Outils Océans nous a apporté des réponses claires et précises sur les fonctionnalités et les prestations demandées.
Responsable Pôle Courrier Société Générale
En quoi êtes-vous particulièrement satisfait de la solution Traç@flux ?
La solution est interfacée avec les produits postaux et nos 3 transporteurs sous contrat
Les équipes courrier internes et externes ont rapidement adopté Traç@flux
Un lien permet également le suivi de la traçabilité des transporteurs jusqu’à la remise au destinataire final
Traçabilité fiable et en temps réel pour tous nos flux sensibles entrants et nos flux sortants, de la collecte à la remise au transporteur référencé
Les occupants bénéficient d’une interface d’aide au choix des prestations de transport et d’un historique de leurs envois très appréciés
Nous avons bénéficié d’un excellent accompagnement et d’une grande écoute de la part de l’équipe projet Outils Océans dans toutes les étapes du projet :
Spécifications fonctionnelles et techniques avec une véritable appropriation de notre besoin
Mise à disposition d’une
plateforme de test
Qualification technique dans le cadre d’une Prestation Essentielle Externalisée
Paramétrages standards et spécifiques pour répondre à nos besoins
Création d’une interface d’aide au choix pour les occupants
Déploiement de la production en 2 phases : phase pilote puis déploiement à l’ensemble des sites et collaborateurs concernés
Le résultat est un succès !
Nous avons amélioré la traçabilité de bout en bout et les opérateurs courrier bénéficient d’une optimisation via une interface unifiée et l’usage des WEB Services des transporteurs.
Fort de cette expérience réussie, nous avons confié de nouveaux projets à Outils Océans comme l’extension de l’utilisation de Traç@flux à nos 14 Centre de Services de France (qui gèrent le back-office de nos agences).
Nous avons aussi intégré une interface d'aide au tri.
Le moyen de production des étiquettes d’adresses et le référentiel des meubles de tri, toujours en mode SAAS pour notre Pôle Courrier.
Et l’extension se poursuit avec l’intégration de la filiale de crédit bail Franfinance.